分期案號建檔
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一、功能概述與核心定位
「分期案號建檔」是宮廟管理系統中處理大額捐獻或長期贊助帳務的數位核心模組。當信眾選擇以分期方式支付如朝聖、神明安奉或會員贊助等費用時，本功能提供了一個嚴謹的追蹤機制，將單次報名轉化為長期的繳款契約。透過建立唯一的「分期案號」，管理人員可以精確監控每一筆款項的入帳進度，避免人工對帳的疏失。
本功能的價值在於實現「帳務生命週期自動化管理」。系統不僅記錄契約成立時的「分期總額」，更能透過「繳款週期」與「每期金額」的設定，自動計算「已繳次數」與「未清金額」。這讓財務人員能即時掌握每一位信眾的繳款狀態，確保宮廟資產管理的準確性與透明度，並在條件達成時自動標記結案，大幅優化長期贊助業務的作業效率。
二、介面導覽與欄位定義
本畫面結構分為左側的「清單瀏覽區」與右側的「分期設定」詳細資訊區：
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分期案號與分期日期： 系統自動產生的唯一編號（如：10501260001）與建立日期，是查詢繳款歷史的最重要索引。
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單別與項目歸類：
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單別：定義分期類型，包含「1.朝聖分期」、「2.其他分期」、「5.神明安奉」與「6.會員贊助」。
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主科目與明細科目：指定該分期對應的會計科目（如：寄放、祖先牌位），若科目不為空白，系統將連動分期繳款單作業。
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繳款人識別資訊： 包含「戶籍編號」、「姓名」、「戶籍序號」、「電話」及「手機」。系統自動連結信眾基本資料，確保帳務與個人身分精確掛載。
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繳款計畫參數：
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繳款週期：設定繳款頻率，提供「1.每月」、「2.每季」、「3.每年」及「4.不限」等選項。
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首期日期：定義分期計畫的起算日。
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金額參數：設定「每期金額」、「分期總額」與「尾款金額」。
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帳務統計監控： 自動計算並顯示「已繳次數」、「已繳金額」、「未清金額」、「溢繳金額」等數據。
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結案狀態標記： 包含「已繳清」、「手動結案」與「已結案」勾選框，用於標註契約是否已履行完畢。
三、標準化操作流程與規範
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建立分期新案： 按下功能列的「新增」按鈕。先選取正確的「單別」，再輸入「姓名」或「戶籍編號」調入信眾資料。
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設定計畫參數： 依序選取「主科目」與「明細科目」，並輸入約定的「每期金額」與「分期總額」。設定「繳款週期」與「首期日期」以利系統產出繳款計畫。
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確認存檔作業： 所有欄位核對無誤後，按下鍵盤快捷鍵 CTRL+W 執行存檔。存檔成功後，下方狀態列會顯示「存檔完成ＯＫ！」，且資料會即時呈現於左側瀏覽清單中。
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歷史資料檢索： 可隨時切換至「繳款歷史」頁籤，檢視該案號名下所有已入帳的明細與沖銷狀態。
四、進階作業細節與注意事項
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自動結案機制： 當系統偵測到「已繳金額」等於或大於「分期總額」時，會自動勾選「已結案」標記，並在瀏覽清單的「已結案」欄位標示「Ｖ」。
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快捷導覽操作： 善用功能鈕中的「首筆」、「尾筆」、「上筆」、「下筆」在不同案件間快速切換。配合 ENTER 鍵進行欄位跳轉，可維持高效率的資料錄入模式。
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溢繳處理原則： 若信眾繳納金額超過應收總額，系統會將多出的款項記錄於「溢繳金額」欄位，提醒操作人員進行後續帳務調整。
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姓名精確查詢： 若僅知信眾姓名，可利用功能列最右方的「姓名」查詢按鈕，快速從龐大的分期資料庫中定位特定對象。